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On a computer

You don’t have to have a Zoom account to join a meeting, but if you do create one, you can download the app on your computer now (it’s free). The Zoom app works on both PC and Mac.

If you are on a computer and don’t want to create a Zoom account, you will be taken to the zoom.us website in your default browser (i.e. Chrome, Firefox, Safari) and prompted to download the app. This happens via a tiny popup near the top of the browser and if you don’t accept it, you will be joining the meeting from within the browser window which doesn’t have as many options and controls so it is always better to use the downloaded app. When you download it, the desktop app itself is called “zoom.us”.

https://zoom.us

On iPad or iPhone

If you are using an iPad or iPhone, visit the App Store and download Zoom Cloud Meetings. This app will open when you click the email link to join the meeting.

https://apps.apple.com/us/app/zoom-cloud-meetings/id546505307

On Android device

If you are on an Android device (phone or tablet), visit Google Play Store and download the Zoom app. The app will open when you click the email link to joint the meeting.

https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=en

Joining a meeting

You will receive an email link to join the meeting. Whatever device you are on, the appropriate app should open.

If asked, accept to join video and audio via internet.

Verify your audio and video settings – on a computer, go to the Zoom app Preferences or Settings to change the input and output sources.

Security

You’ve probably been hearing about zoombombing, the sharing of unwanted images to meeting participants. This usually happens in situations where a large number of people are using a link that has been widely shared (for example, students in a classroom). To avoid this, all meetings are protected by a password that is built into your link to join, so obviously, don’t share your link anywhere public (like Facebook or other social platforms). In addition, by default, nobody but the host can share their screen without the host’s permission. Once we’re in a meeting and sure that no strangers are there, this can be turned back on. This won’t present any of you from sharing embarrassing images, however!

If anyone is still worried about this, we can implement a waiting room where each entering person gets checked out by the host before being admitted.

Manners

In order to leave everyone’s mic on for the entire meeting, we need to be conscious of allowing people to speak and not talking over one another – and it is hard to do because there may be video delays that make it hard to tell if someone is done or just starting to speak. Maybe we should consider physically raising our hand just to slow it down a bit? Please be aware that some of us don’t hear as well as others making it hard to follow the conversation when the quality of sound is not always good.

If you want to share photos via the share screen option, please raise your hand and let everyone know before starting. When you are sharing, please only share the folder your photos are in, not your whole desktop and turn off full screen mode because it overrides everyone’s screen when you do that and they can’t be looking for the photos they would like to show when you’re done.

More help

This page has pretty much everything you need that might not be addressed here.

How to use the Virtual Background option (older computers may have limits).

Question?

Email Dana at dana@vizou.com.

Sur ordinateur

Vous n’avez pas besoin d’un compte Zoom pour rejoindre une rencontre, mais si vous créez un compte, vous pouvez télécharger immédiatement l’application zoom.us (c’est gratuit). L’app marche sur PC ou sur Mac.

Si vous êtes sur ordinateur et vous ne voulez pas créer un compte Zoom, au moment de cliquer le lien de rencontre vous serez amener dans le site de Zoom dans votre navigateur de préférence (Chrome, Firefox, Safari…) où Zoom vous invitera à télécharger l’app (dans une petite fenêtre “pop-up”). Si vous ne réagir pas à cette proposition, la rencontre se passera dans la fenêtre du navigateur (moins bon car il y a pas toutes les options disponibles dans l’application). Une fois que vous avez téléchargé l’application, son nom sur votre disque dur est “zoom.us”.

https://zoom.us

Sur iPad ou iPhone

Si vous êtes sur iPad ou iPhone, visitez le magasin d’applications Apple et téléchargez l’app Zoom Cloud Meetings. L’app ouvrira en cliquant le lien courriel pour rejoindre la réunion.

https://apps.apple.com/us/app/zoom-cloud-meetings/id546505307

Sur appareil Android

Si vous êtes sur un appareil Android (tablette, téléphone intelligent), visitez le magasin Google Play et téléchargez l’application Zoom Cloud Meetings. L’app ouvrira quand vous cliquez le lien (courriel) de la réunion.

https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=fr

Rejoindre une réunion

Vous recevrez par courriel un lien pour rejoindre la réunion. En cliquant le lien, l’application approprié devra ouvrir sur votre appareil.

Si votre application vous le propose, acceptez de rejoindre vidéo et audio par internet.

Vérifiez votre configuration audio et vidéo – sur ordi, visitez les Préférences ou Configuration de Zoom pour changer les sources du son entrant/sortant.

Sécurité

Vous avez sans doute entendu parler de zoombombing, le partage d’images indésirables avec participants d’une réunion. Cela arrive plus souvent dans des rencontres où le lien pour rejoindre la réunion est largement partagé (écoles, etc.). Pour éviter ça, nos réunions sont protégées par un mot de passe (qui fait partie de votre lien de réunion) donc évidemment il ne faut pas partager ce lien sur aucun réseau publique. De plus, uniquement l’hôte peut partager son écran sans permission. Une fois que nous sommes dans la réunion, la permission de partage d’écran peut être répandue (mais il y a toujours la risque que vous nous montrez des photos gênantes!).

Si vous êtes toujours inquiète, c’est possible d’implémenter la salle d’attente où chaque participant sera vérifié par l’hôte avant de l’admettre.

Comportement

Afin de laisser ouverts les microphones de tous, il faut un peu de restreint pour ne pas parler tous en même temps – et c’est difficile car il y a des fois des délais de vidéo donc ce n’est pas évident quand on arrête ou commence à parler. Peut-être on devra lever la main (visuellement) quand on veut parler pour aider les autres à suivre qui parle et qui veut parler? Soyez conscient qu’il y a des gens pour qui le son est plus de défi que d’autres et que la sonorisation en général n’est pas idéale.

Si vous voulez partager des photos avec l’option partage d’écran, veuillez levez votre main et nous laisser savoir avant de commencer. Veuillez sélectionner l’option uniquement pour le fichier où se trouve les photos (et pas votre bureau d’ordi) et quitter le mode plein écran car votre partage va cacher les écrans de tous (qui sont en train de chercher leurs propres photos).

Plus d’aide

Cette page Zoom a encore plus d’infos pour vous aider.

Comment utiliser l’option Fond d’écran virtuel (des vieux ordis ont des limites).

Question?

Contacter Dana au dana@vizou.com.